云顶集团很自豪能为社区提供一个娱乐场所， 反思、讨论和思考. 学院提供资源来帮助你做计划 一个成功的活动，保持了我们的高水准的专业和应得的 以举办顶级活动而闻名.

下面的清单将帮助你驾驭这个过程. 方便沟通 各种各样的校园办公室将努力使你的活动取得成功，以及 为了避免重复工作，我们鼓励所有校园社区成员 将检查表纳入他们的计划. 请随时联系 人们随时需要帮助. 预祝活动圆满成功!

关于活动

标题:
演讲者(s) /表演者(s):
日期:
时间:
地点:
目标受众:

选择日期 & Time

• 检查 活动日历 潜在的冲突. 还要搜索事件，例如 宗教节日 以及大型体育赛事.
• 考虑听众的可用性(e).g.、旅行时间、课程表).
• 如果你想让学院院长出席，发表讲话，主持会议 讨论，或以其他方式参与，请联系 总统办公室 可用性. 

空间保留

• 预订座位，请联系 活动及会议服务. 请注意，课程是优先考虑的.
• 不确定? 活动和会议服务部会给你推荐一个房间，并告诉你是什么 在您正在考虑的日期和时间内可用.

预算/赞助

• 获得学院内部门的支持.
• 确定资金来源.
• 分配预算代码.
• 计划额外的人员费用，包括保安、技术人员、学生招待员、 摄影师.

设置

联系 活动及会议服务 (410-337-5054)讨论您的活动的设置需求. 需要考虑的事项:

• 虚拟或混合活动-请提交 表格请求Zoom网络研讨会或大型虚拟会议.
• A / V设备
• 音响需求(讲台、麦克风、盥洗室)
• 照明需求
• 房间布置
• 舞台上的椅子
• 面板表
• 标牌(根据要求，活动和会议服务部将向FMS索取标牌.)
• 喷雾(花)
• 水(水罐、玻璃杯)

扬声器/专家/表演者

• 为客人指定主要联系人.
• 协助选择，预订和促销联系 约翰托马斯，现场活动主持人，活动前6-8周.
• 合同. 所有的合同都应该 提交审查 在签署之前. 请给这一步两周的时间.
• 酬金. 有关付款手续，请联系 丽莎吕弗勒 请拨打410-337-6063到财务长办公室. 对于没有美国税务身份的客人，请联系 控制器的办公室 至少在活动前8周，确保所有文书工作都能完成 参观前.
• 背景资料(e).g.、简历、宣传用照片、职称 讲座).
• 安排校园护送.
• 安全的旅行行程.
• 住宿. 巴尔的摩北喜来登酒店，请拨打410-321-7400询问 云顶集团率. 云顶集团的网站还列出了其他的 酒店的建议 和驾驶指南 云顶集团和方向 页面.
• 安排地面交通和当地汽车/出租车服务. 选项列在 云顶集团和方向 在云顶集团的网站上.
• 确定在活动中介绍客人的人.
• 付款跟进.
• 发送感谢.

签书

• 确定发言者希望提供的书籍的标题.
• 至少提前六周与书店经理联系并预订图书.
• 与活动，日程安排和设施租赁安全签售地点.
• 供图书馆展示， 图书管理员联系 至少提前六周.

活动推广

• 确保为你的活动准备好宣传材料的预算.
• 为确保有充足的时间进行处理及推广，请 提交项目申请表 预定活动前6-8周.
• 事件日历 - 提交事件 致在线 事件日历. 上市前需要获得批准. 挂起的事件有 通常在2个工作日内审查和发布.
• 电子邮件- 每周的事件电子邮件发送每周一云顶集团学生，教师和工作人员.  事件从在线事件日历中提取，并包括当前事件的事件 接下来的一周.
• 采购产品数字标牌，社交媒体和广告 -请 提交项目申请表 对于任何这些营销和传播服务:
  • 数字标牌 – 你的活动将出现在校园周围的平板显示器上
  • 社交媒体——你的活动会被学校的社交媒体账号考虑
  • 广告——你的活动有广告预算来支持外部付费广告 事件的

印刷材料

在你和通讯办公室的第一次谈话中，工作人员会 讨论，有时推荐材料和分发方法，以达到您的期望 观众. 如有必要，将安排会议. 方法不同. 这里有一些 常用工具:

• 明信片
• 邀请
• 海报
• 传单
• 程序手册
• PDF版本的传单，以电子邮件发送
• 数字显示

印刷材料时间表

请记住，通信办公室必须批准所有材料 大量分发给校外观众. 请安排充足的写作时间。 文案编辑，设计，印刷和分发您的材料. 下面的时间轴 应作为指导方针:

• 1周内完成文案、照片的整理和文案撰写
• 如果项目涉及邮寄，1周时间请求、接收和准备邮寄数据 
• 2-5周的设计和编辑时间
• 印刷1-2周
• 1星期的时间准备标签
• 1周交货时间

票 & 座位

所有与门票和座位有关的问题必须与售票员讨论 活动及会议服务 员工(410-337-5054).

• 发布日期
• 预留座位或普通入场
• VIP或普通票
• 分配法
• 特殊需要部分(翻译等).)

接待/晚餐

• 预算
• 联系 祝你有个好胃口 关于菜单、价格和饮食问题(410-337-6416).
• 讨论建立 活动及会议服务 (410-337-5054). 需要考虑的项目:
  • 餐桌和椅子的数量/主桌
  • 鲜花或装饰品
  • 最后的数
  • 地方卡
  • 事件的时间线/时间表
  • 主机/司仪